In de snelle zakenwereld van vandaag zijn bedrijven voortdurend op zoek naar manieren om hun financiële processen te verbeteren en beter inzicht te krijgen in hun operaties. Een hulpmiddel dat een groot verschil maakt, is NetSuite's dynamische toewijzingsschema, vooral als het gaat om kostenallocatie. Deze functie biedt een flexibele en geautomatiseerde manier om kosten te verdelen over verschillende delen van een bedrijf, wat nuttig is voor organisaties van elke omvang. Waarom is Kostenallocatie Belangrijk?

Kostenallocatie stelt organisaties in staat om gedeelde of indirecte kosten toe te wijzen aan de juiste kostenplaatsen, wat een nauwkeuriger beeld geeft van hoe elk deel van het bedrijf financieel presteert.

Wat zijn Dynamische Toewijzingsschema’s in NetSuite?

Dynamische toewijzingsschema’s in NetSuite zijn slimme tools die automatisch kosten en inkomsten verdelen over verschillende delen van een organisatie. Deze delen kunnen afdelingen, locaties, klassen of andere divisies zijn die voor uw bedrijf logisch zijn. Het "dynamische" aspect betekent dat deze schema’s zich aanpassen aan veranderingen in uw bedrijf in realtime, zodat toewijzingen altijd de meest actuele informatie weerspiegelen. Dit is vooral nuttig voor geavanceerde kostprijsmethoden zoals activity-based costing en usage-based costing. Belangrijke gebieden waar dynamische toewijzing kan worden toegepast zijn:

1)  Verbruiksallocatie: Kosten voor abonnementsdiensten toewijzen op basis van het aantal gebruikers of het niveau van gebruik. Bijvoorbeeld: een bedrijf abonneert zich op een cloudopslagdienst die jaarlijks 10.000 euro kost, en de kosten worden toegewezen op basis van het aantal gebruikers in elke afdeling.

2)  Overheadallocatie: Verdeel productiekosten en administratieve overheadkosten over producten, afdelingen of projecten. Bijvoorbeeld: een productiebedrijf heeft totale overheadkosten van 500.000 euro en deze kosten moeten aan producten worden toegewezen op basis van gebruikte machine- en arbeidsuren.

3)  Projectwerkelijkheden: Projectgerelateerde kosten toewijzen aan specifieke projecten of fasen van projecten, om zo een nauwkeurige projectkosting en winstgevendheidsanalyse te waarborgen. Bijvoorbeeld: een NetSuite-implementatieproject heeft totale kosten van 50.000 euro en deze kosten moeten worden toegewezen aan verschillende fasen van het project.

4)  Opslagkosten: Opslagkosten van het 3PL-magazijn toewijzen op basis van het aantal picks per item per merk (klasse) dat op items is vastgelegd. Maandelijkse kosten voor de organisatie zijn 2.000 euro en deze kosten moeten worden toegewezen aan de merken op basis van het maandelijkse aantal picks per item.

Laten we het laatste voorbeeld nader bekijken en dieper ingaan op de configuratie van NetSuite voor deze functie. De eerste stap is het aanmaken van statistische rekeningen. Statistische rekeningen worden gebruikt om niet-monetaire gegevens bij te houden en kunnen handmatig worden bijgewerkt via een statistische journaalpost of automatisch via een statistisch schema dat opgeslagen zoekopdrachten gebruikt om saldi automatisch bij te werken. Vervolgens maken we een toewijzingsschema aan. Het toewijzingsschema voor kosten wordt beheerst door twee subtabs:

1. Tabblad Bron: dit tabblad is bedoeld om te definiëren van welke rekening de kosten moeten worden toegewezen. In ons voorbeeld gaat de organisatie de opslagkosten toewijzen aan de uitvoering locatie. Hiervoor wordt het bron-tabblad ingesteld op de rekening 'Opslagkosten'

2. Tabblad Bestemming: In dit tabblad kunnen we de rekeningen en segmenten zoals afdelingen, klassen en locaties definiëren waaraan de kosten moeten worden toegewezen. In ons voorbeeld hebben we een regel aangemaakt voor elke locatie om de kosten dienovereenkomstig toe te wijzen. De toewijzingsgewichten worden bepaald met behulp van statistische rekeningen in NetSuite. Op basis van deze gewichten zullen de kosten van de bronrekening worden toegewezen aan de bestemmingsrekeningen.

Het Aanmaken van Toewijzingsjournaalposten

Wanneer een leveranciersfactuur of journaalpost wordt aangemaakt tegen de rekening, wordt de uitgave vastgelegd in een aangewezen bronrekening. Zodra de uitgave is vastgelegd in de bronrekening, kan de gebruiker op basis van de schema datum een journaalpost aanmaken. Het systeem verdeelt de kosten automatisch volgens de gedefinieerde regels, waardoor elke bestemmingscentrum of rekening het juiste aandeel ontvangt.

Je herinneringsportlet laat je zien hoeveel toewijzingsschema’s nog moeten worden uitgevoerd. Dit is gebaseerd op de volgende datum die in het schema is vermeld en het aantal dat nog resteert voor het schema.

Wanneer je op de herinneringsportlet klikt, wordt een lijst met openstaande toewijzingsschema’s weergegeven. Selecteer het schema dat je wilt uitvoeren. Klik op "Invoeren" (zoals weergegeven in de afbeelding), en er wordt een journaalpost aangemaakt voor het geselecteerde schema. Als het resterende aantal 0 is, wordt het openstaande item uit de lijst verwijderd.

Bekijk het tabblad Geschiedenis in het Toewijzingsschema (zoals weergegeven in de afbeelding) om een lijst te zien van alle toewijzingsjournaalposten die vanuit dit schema zijn gegenereerd, met links naar de transacties en details.

In dit voorbeeld zie je dat er een journaalpost is aangemaakt om de kosten van 2000 euro toe te wijzen aan het kostencentrum op basis van de gewichten (zoals weergegeven in de afbeelding). Bijvoorbeeld, het Amersfoort-centrum krijgt 909,09 euro (2000*0,4545) toegewezen tegen het bedrag van de bronrekening.

Voordelen van het Gebruik van Dynamische Allocatie

Uitdagingen

Hoewel dynamische toewijzingsschema's veel voordelen bieden, vereist een effectieve implementatie zorgvuldige planning en voortdurende beheer:

1. Initiële Instelling Kan Complex Zijn: Het configureren van toewijzingsschema's kan ingewikkeld zijn en vereist een grondig begrip van zowel de financiële structuur van je organisatie als hoe NetSuite werkt. De NetSuite-beheerder moet begrijpen op welke specifieke datum het schema moet worden uitgevoerd, omdat deze datum eenmaal ingesteld niet meer kan worden gewijzigd. Bovendien, voor een OneWorld-account, indien mapping nodig is voor alle dochterondernemingen, moeten aparte schema's voor elke dochteronderneming worden aangemaakt.

2. Verandering Beheren: Het introduceren van nieuwe toewijzingsmethoden kan training van je team en aanpassing van bestaande processen vereisen.

3. Regelmatige Herzieningen Zijn Nodig: Je moet je toewijzingsmethoden en schema's periodiek herzien om ervoor te zorgen dat ze nog steeds de huidige realiteit van je organisatie weerspiegelen.

Conclusie

De dynamische toewijzingsschema's van NetSuite, vooral bij het gebruik voor kostenallocatie, bieden een krachtig hulpmiddel voor organisaties die hun financieel beheer willen verbeteren. Door complexe toewijzingen te automatiseren, kunnen bedrijven meer nauwkeurigheid bereiken in hun financiële rapportage, waardevolle tijd en middelen besparen, en dieper inzicht krijgen in hun bedrijfsvoering.

De voordelen van verbeterde besluitvorming, verhoogde naleving en grotere flexibiliteit maken dynamische toewijzingsschema's een waardevol bezit voor organisaties van elke omvang. Naarmate bedrijven zich door een steeds complexer financieel landschap bewegen, worden tools zoals deze niet alleen voordelig, maar essentieel voor het behouden van een concurrentievoordeel en het bereiken van financiële duidelijkheid.

Hoewel de implementatie van dynamische toewijzingsschema's zorgvuldige planning en voortdurende beheersing vereist, wegen de langetermijnvoordelen op het gebied van efficiëntie, nauwkeurigheid en inzicht ruimschoots op tegen de initiële investering. Voor organisaties die hun financieel beheer naar een hoger niveau willen tillen, bieden de dynamische toewijzingsschema's van NetSuite een overtuigende oplossing die aanzienlijke verbeteringen kan aansteken. Door deze krachtige functie te omarmen, kunnen bedrijven hun financiële processen stroomlijnen, een duidelijker begrip krijgen van hun werkelijke kosten en winstgevendheid, en meer geïnformeerde beslissingen nemen om groei en succes te stimuleren.