Dept

Helpt brands voorop te blijven lopen door tech en marketing te combineren.

De highligts in deze case:

Van 3 verschillende bron ERP systemen 1 gemaakt

Werkt samen met merken als Amazon, Apple en Tesla

4.200+ medewerkers in 20 landen

Het project

Dept, met zijn snelle groei als gevolg van diverse overnames, had behoefte aan een nieuw ERP-systeem dat hun internationale expansie kon ondersteunen; Oracle NetSuite. Onze rol bij dit ambitieuze project was van cruciaal belang. Met een sterke focus op schaalbaarheid en flexibiliteit, hebben we Dept geholpen bij de implementatie van een ERP-systeem dat in staat is de buy en built strategie te ondersteunen.

Wij hebben het projectmanagement voor onze rekening genomen met daarbij de focus op een snelle go-live die minimaal de huidige processen moest ondersteunen. Onze focus lag op het stellen van prioriteiten, het challengen wat wel/niet noodzakelijk is en het tijdig signaleren van risico’s omdat we geen tijd te verliezen hadden. Met trots kunnen we zeggen dat het nieuwe ERP-systeem nu volledig operationeel is en klaar is om de internationale groei van Dept te ondersteunen.

De uitdaging

Bij Dept werden we geconfronteerd met een grote uitdaging als gevolg van hun snelle groei. De hoge werkdruk tijdens het jaareinde, gecombineerd met de algemene bedrijfsactiviteiten, betekende dat de medewerkers overvol waren met taken. Tegelijkertijd stond Dept ambitieuze tijdslijn voor de go-live en het uitrollen van NetSuite, terwijl er koppelingen gemaakt moesten worden met bestaande (consolidatie)systemen.

Als project manager hebben we een belangrijke rol gespeeld bij het overwinnen van deze obstakels. Yuccaa heeft zich toegewijd aan het begeleiden van het gehele implementatieproces. Vanaf de initiële stappen van het bepalen van de aanpak, de planning en het vastleggen van de toekomstige architectuur tot het begeleiden van de tests en conversie, We hebben we nauw samengewerkt met Dept om de uitrol van het nieuwe systeem vlot te laten verlopen. Vanaf het begin van het project hebben wij gezorgd voor een duidelijke focus. Op deze manier hebben we de beperkte uren van werknemers optimaal gebruikt in het project.

De Aanpak

Gezien de capaciteit en deadline uitdagingen binnen Dept begrepen wij het belang van minimale aanpassingen op bestaande processen. In plaats van radicale veranderingen door te voeren, hebben we ons gericht op het identificeren van knelpunten en het vinden van pragmatische oplossingen. Dit stelt onze klanten in staat om makkelijk over te stappen naar nieuwe systemen zonder kostbare verstoringen. En nog belangrijker dat we zorgen dat je snel kunt gaan werken met het nieuwe systeem, waarna gebruikers zelf komen met oplossingen om de tool later te optimaliseren.

We hebben gefocust op standaard configuratie en hebben het maatwerk tot een minimum beperkt. Dit bespaart niet alleen kostbare tijd en middelen, maar het stelt onze klanten ook in staat om:

· direct de standaard processen te bepalen waar toekomstige overnames zich aan committeren

· maximaal profiteren van toekomstige upgrades

· het proces in te richten conform de gedachtegang van de ontwikkelaars van NetSuite, waardoor we gebruiken maken van de standaard mogelijkheden die het

ERP pakket biedt.

Een ander aspect van onze aanpak is de integratie van banking via Cobase. Dit bood Dept een gestroomlijnde en efficiënte manier om hun bankzaken te regelen op één plek te beheren, een cruciale factor bij het werken met talrijke internationale banken.

Kortom, onze aanpak is erop gericht om het implementatieproces soepel te laten verlopen, zodat onze klanten snel kunnen overstappen naar verbeterde systemen en processen. Door vast te houden aan het principe van "Keep it Simple, Go Live & Optimize" streven we ernaar om waardevolle partnerschappen met onze klanten op te bouwen en hen te ondersteunen bij hun groei, succes en doelstellingen.