The Social Hub
Schalen zonder grenzen: één implementatie voor onbeperkte groei.
De highligts in deze case:
4 nieuwe systemen tegelijk geïmplementeerd | Gestandaardiseerde processen om 4 keer groter te kunnen groeien | Efficiënter rapportage proces voor finance |
Het project
The Social Hub (voorheen: The Student Hotel) is opgericht in 2012 met het idee om studenten te helpen hun doelen te bereiken door ruimtes van kwaliteit te bieden waar ze kunnen leren, verblijven, werken en connecties te maken. Het huidige model is geëvolueerd naar een community waarin gewoond, gewerkt, vergaderd, geïnspireerd en gegeten kan worden. De huidige 13 locaties zitten verspreid in 6 landen. Het doel is binnen 5 jaar het aantal hubs te verdubbelen en actief te zijn in minimaal 8 landen.
We zijn begonnen met het ERP als fundament van het IT-landschap. Zodra het fundament stond hebben we stapsgewijs de andere IT-oplossingen geïmplementeerd. Kyriba voor treasury management, Tagetik voor consolidatie en als laatste Yooz voor het inkoop- en factuur goedkeuringsproces.
De uitdaging
Nieuwe IT-systemen waren voor The Social Hub noodzakelijk omdat de vorige oplossingen niet mee konden groeien naar nog meer landen met nog meer hubs, want er waren meerdere systemen voor meerdere landen actief en dit was niet meer te consolideren en te onderhouden.
TSH heeft met een nieuw IT-landschap gekozen voor de toekomst waarbij de systemen geen bottleneck voor toekomstige groei zijn.
Met meer dan 50 entiteiten in 6 landen met 4 systemen tegelijk implementeren was de grootste uitdaging. Vanwege meerdere processen ontwerpen en zorgen dat deze voor alle landen en entiteiten werken, een omvangrijke dataconversie en de gebruikers moeten aan meerdere nieuwe systemen en processen tegelijk wennen.
De TSH-organisatie is jong, bevindt zich op meerdere landen en de medewerkers hebben weinig tot geen ervaring met implementaties.
De Aanpak
Samen met meerdere betrokken proceseigenaren hebben we een plan gemaakt welke systemen en processen in de eerste fase zouden worden geïmplementeerd.
Onze rol in dit project was vooral om TSH uit te dagen na te denken over, moet het nu en kan simpeler? Door zo dicht mogelijk bij de standaard te blijven en de implementatie in kleine onderdelen op te delen werd het project behapbaar.
Een belangrijke succesfactor voor dit project is geweest dat we de gebruikers zo snel mogelijk toegang hebben gegeven tot de (test)systemen. Hierdoor kwamen de processen tot leven en konden de projectleden betere besluiten nemen en eerder het systeem in beheer nemen.
Het fundament in dit IT-landschap is het ERP systeem, NetSuite. Gedurende het project zijn alle mogelijke verbeteringen geïnventariseerd die met het management zijn geprioriteerd en nu stapsgewijs worden opgepakt.
תגובות